Una de las gestiones más importantes que deben hacer los retailers está en las “existencias” de productos, también llamado inventario. La mayoría de los supermercados, tiendas comerciales, tiendas de varios formatos deben optimizar constantemente suministros como materias primas, productos para operaciones y los productos terminados.
Una gestión adecuada del inventario trae consigo múltiples beneficios como lo son la reducción de costos de operaciones y eficiencia en los servicios ofrecidos. Para una empresa que quiere mantenerse competitiva en el mercado, estas son dos estrategias fundamentales. Uno de los caminos para hacerlas parte de la rutina de tu negocio es la gestión de las existencias. Además, esta gestión te ayuda a mantener todo en orden y contar con datos confiables para medir el funcionamiento del stock, además de evitar que gastes más de lo necesario.
Bajo esta perspectiva, el inventario es un elemento fundamental para las compañías y debe considerar una serie de costos como dinero, espacio, mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar, empacar, enviar, entre otros aspectos.
Por otro lado, también es justo considerar y valorar a quien gestiona el inventario, siendo que “el jefe de inventarios” no solo es la figura de autoridad para todos los demás empleados en el área de almacén, también es una posición sobre la que recaen muchas labores relacionadas con la contratación, desarrollo, capacitación, resolución de conflictos, etcétera, dentro del ámbito de esta área clave.
En el retail, una parte importante de los inventaros son las existencias y, para su gestión, es importante mantener un nivel que no se produzcan rupturas en la presencia de los productos en los anaqueles. Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro la gestión del aprovisionamiento. En suma y para tenerlo claro, las existencias también se denominan stock o inventarios.
Tipos de existencias que no deben faltar en el inventario son los siguientes:
Materias primas
Se trata de los materiales que, mediante una transformación o su elaboración, se destinan a formar parte de los productos que serán manufacturados.
Productos semielaborados
Son los productos elaborados por la empresa, sin embargo, no están destinados para la venta hasta que no son objeto de una transformación posterior.
Productos acabados
Se trata de aquellos productos que ya han pasado por todo su proceso de manufactura y están listos para la venta y su consumo final.
Mercaderías o existencias comerciales
Son los materiales comprados por el retailer y destinados a su venta o comercialización, sin que medie transformación alguna para colocarlos a la venta.
Subproductos
Se refiere aquellos residuos o materiales que se pueden reutilizar después de que un proceso de producción ha finalizado y que de alguna manera serán reintegrados al proceso o serán vendidos a alguna empresa que pueda aprovecharlos mediante el reciclamiento.
Tips de gestión de inventarios:
- El primer paso para contar con un inventario organizado es establecer un sistema de recolección de datos precisos y en tiempo real. Desde aquí, ya las herramientas de organización y BI que la empresa pueda adquirir tendrán una gran importancia para el análisis y la toma de decisiones del negocio referente a la gestión de inventario.
- Si hubo una salida de un producto, esto debe estar registrado en horario y la cantidad. Si hay mercancía nueva también deben registrarse todos sus datos, desde el peso hasta una breve descripción. Si hay inconsistencias en estos registros, no ignores el dato, por menor que sea la diferencia, siempre busca alternativas para resolver y ajustar, de tal manera que todo esté en orden, manteniendo también la política de “primeras entradas-primeras salidas”.
- Otro cuidado importante es saber evaluar la cantidad de productos disponibles en el inventario. En el caso del área de ventas lo importante es tener siempre mercancía suficiente para atender las preferencias de todos los clientes/shoppers. Pero, el área financiera debe minimizar la acumulación y privilegiar la eficiencia en la distribución de recursos.
- Es por esto que es necesario mantener un sano y productivo balance entre estos dos intereses. Encontrar un término medio entre los dos extremos y aquello que tu público y la empresa demandan es, probablemente, el mayor desafío para una gestión de un inventario realmente eficaz.
Tener un sistema y herramientas que te ayuden a la planificación y control de inventario permite a los retailers -y a cualquier empresa- mantener el funcionamiento óptimo del negocio y, a la vez, se previene la adquisición de stock ante la incertidumbre de la demanda y para las entregas de los productos, algo que ha permitido que algunas empresas que han logrado prever los problemas en la cadena de suministro, puedan navegar mejor bajo la retadora circunstancia de la logística actual.
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Autor: Ricardo Cárdenas
CMO PABIS Retail
Fuente: Basado en Informa BTL