En el mundo empresarial es muy común hablar del Business Intelligence (BI). Poco a poco, comenzando por la organizaciones más grandes y expandiéndose a las medianas, los negocios lo están incorporando para solucionar problemas que surgen en conjunto con la transformación digital dentro de casi cualquier empresa, demostrando sus múltiples aplicaciones así como sus ventajas a todo lo largo y lo ancho de las áreas de las empresas y corporaciones.
¿Qué es BI o Business Intelligence?
El Business Intelligence (BI) o Inteligencia de Negocios en español, en su versión más simple, es el conjunto de procesos y herramientas necesarios para desarrollar e implementar una solución informática que permita registrar y analizar cómo está funcionando una empresa. Bajo este conocimiento, será posible optimizar su funcionamiento mediante la toma de decisiones basadas en datos duros.
Hoy en día, hay muchas empresas que ofrecen herramientas y servicios que tienen que ver con diferentes usos y aplicaciones del Business Intelligence, con múltiples soluciones posibles, como lo son las de Pabis Retail, desarrolladas para diferentes tipos de necesidades y organizaciones, ya que muchas soluciones pueden ser perfectas para cierto tipo de negocio poro no serlo para otras, dependiendo de su tamaño, su capacidad de transformación tecnológica, el negocio en el que opera y compite, sus recursos, etcétera.
Función del Business Intelligence
Como ya mencionábamos más arriba, hay una gama amplia de soluciones Business Intelligence que existen para diferentes casos y requerimientos. Tomando en cuenta la aceleración exponencial que están teniendo tecnologías como Big data, IA y machine learning , las aplicaciones tecnología se desarrollan con una gran rapidez, alcanzando cada vez más ámbitos de uso, e incluso, creando nuevos al mejorar las herramientas de minería, homologación, enriquecimiento y analítica de datos, otorgándoles mayor profundidad y capacidad. La mayoría de las soluciones tienen como objetivo la creación de informes que se podrían dividir tanto predefinidos como hechos a medida, así como cuentan con distribución de forma automatizada y jerarquizada.
Los 5 usos principales del Business Intellingence:
- Almacenar datos derivados de la operación para ser procesados posteriormente para crear análisis y reportes (datawarehouses).
- Extraer, homologar y enriquecer datos de múltiples bases de datos para facilitar su análisis (Ejemplo: Pabis Data Agent).
- Usar herramientas de consultas para usuarios avanzados, incluyendo el acceso a cubos multidimensionales (Ejemplo: Pabis Connect):
- El desarrollo de pronósticos de venta, demanda, gasto, etcétera, también llamado “forecasting” (Elemplo: Pabis forecast)
- Generar cuadros de mando, también llamados dashboards o scorecards en el mundo de los negocios actuales (Ejemplo: Soluciones Pabis Retail).
Todas las soluciones Business Intelligence se encuentran en un proceso de mejora y transformación continuas. Como podemos apreciar, incluyen una gran variedad de sistemas usados para la medición de los datos corporativos y los informes, también soportan análisis, pronóstico y descubrimiento de datos (data discovery). Así que está muy claro que la Inteligencia de negocios se basa en gran medida en el Big data con el análisis de datos y el desarrollo de los mismos.
Business Intellingence en la mejora de los procesos
Las empresas y corporaciones donde se requieren todas estas las aplicaciones mencionadas, requieren un plan muy detallado para implementar una transformación tecnológica exitosa, que les permita entender dónde encaja cada una de ellas y como aplica en las empresas. Hoy este tipo de negocios ya cuentan con diferentes programas de software de este tipo como lo es un ERP o un CRM. El primero un software para controlar sus sistemas de producción y, el segundo, para controlar y registrar la relación de la organización con sus prospectos y clientes.
Cruzar los datos entre sistemas que producen información en formatos diferentes, cada día es más requerido y genera información de gran calidad y utilidad para la empresa. Por mucho tiempo esto se ha hecho en hojas de cálculo, donde los usuarios avanzados, recogen datos de los diferentes sistemas y los cruzan, lo que expone la información a errores, se requiere de personal específico para hacerlo y es un proceso muy lento para la velocidad de reacción que los negocio requieren hoy en día.
Las soluciones del Business Intelligence, dependiendo de sus uso y aplicación, pueden llevar a cabo todo el proceso anteriormente expuesto, incluso usando información en tiempo real, lo que permite analizar y tomar decisiones con una oportunidad que nunca había existido antes. Por otro lado, permiten tener estos datos disponibles procesándolos para detectar y corregir errores que pueda traer la información de origen (fechas, zonas geográficas mal escritas, etcétera.), además de ordenarlos y almacenarlos en agrupaciones requeridas, sean temporales, geográficas, por tipo de categoría, etcétera) lo que permite generar cuadros de mando para la toma de decisiones, siempre disponibles y actualizados al último dato.
Business Intelligence para cada área de la organización
Dependiendo del área que esté analizando la información, pueden ser muy útiles los informes predefinidos del Business Intelligence que serán útiles para el registro de la operación comercial en ciertos periodos de tiempo. Visto desde la perspectiva de los gerentes de un equipo, esos mismos datos agruparán ventas de productos por vendedores y por zonas geográficas, así como su correspondiente seguimiento de los presupuestos y las metas de venta.
En el caso de los directivos, este cliente de la información necesitará cuadros de mando para seguir la evolución de los indicadores claves de la empresa. Aquí es donde el cruce de datos proporciona nuevo conocimiento al permitir la detección de patrones que modifiquen o creen nuevas decisiones que impacten la operación de forma muy positiva.
Business Intelligence y las ventajas de implementarlo
Hace algunos años todo el Business Intelligence se resumía en disponer de programas de gestión llamados “ERP” (Enterprise Resource Planning). Pero la evolución ha continuado y se ha diversificado tanto como los mismos negocios y tipos de organizaciones. Hoy tenemos muchas herramientas diferentes con más o menos funcionalidades, lo que nos permite controlar aspectos muy detallados de la operación como los pedidos, la facturación, los clientes y la relación con ellos, los productos y la producción de éstos, la contabilidad, las ventas, la nómina, el forecasting, etcétera.
Desde los ERP, han aparecido otro tipo de programas como los CRM (Customer Relationship Management) para el control de las actividades y operación del equipo comercial; o las herramientas de análisis de retail (Pabis Retail), para la generación de inteligencia en punto de venta sea físico o digital (Shelf-e) o herramientas que tienen como función facilitar la definición y la precisión en los pronósticos de demanda y que usan tecnología como IA y machine learning (Pabis Forecast) dándole uso correcto y oportuno a datos que, al generarse masivamente, antes se desperdiciaban al no entrar en juego en la toma de decisiones.
Está claro que el tipo de herramientas de BI a implementar en una empresa dependerán del tipo y tamaño de la organización, el tipo de negocio donde se compite, la circunstancia y la capacidad de transformarse tecnológicamente, etcétera. Lo que no debería de estar a discusión es que el futuro implica alcanzar la madurez analítica rápidamente. Ser más efectivo, rentable y competitivo, pasa por ello.
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Autor: Ricardo Cárdenas, CMO Pabis Retail